办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单，实则千变万化、学问很深，其中最为关键的，恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态，不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎，才能躲开无处不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一侥幸，就有可能出现难以挽回的差错和失误。

    这样的故事，凡是办过会的同志都能讲出不少。为帮助大家掌握办会的本领，这里为您推荐一些会务亲历者讲述的故事，希望对您有所启发。

一、会场布置

1、让会场布置“活”起来

    会场布置不能简单凭经验，要看会议内容和目的。就说座位排列，第一，这次讨论会和一般会议不同，与会人员都是党代表，身份是一样的，不存在职务的高低。第二，讨论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策。

    想讨论得好，至少要确保主桌上各类代表分布均衡，涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠。由此可见，会场布置绝非简单机械的重复性工作，做到因需而变、因事而变，方能让会场布置“活”起来，为会议的顺利进行打好基础，提供保障。

2、能否坐得下，尺子会“说话”

    惯例也不一定科学，解决问题不能墨守成规，要有求证精神。

3、会场温度控制的“学问”

    会场温度控制还真是有大学问呢！会场越大，温度越难控制。因为人体热量和外界环境不断交互，会改变外界环境温度。会场无人时和代表入座后，会场温度自然会发生变化。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些，这样随着室内人数增多，室温会增高，从偏低变成相对适宜。

4、会场灯光检查少不得

    作为会前筹备的必要流程，还是不能大意。办会不能“想当然”，按照程序要检查的，一个都不能少。

5、疏漏了记者的席位

    会务工作必须把各种情况考虑周全，决不能疏忽大意，否则真是“一丑遮百俊”，一个小小的疏漏就可能让之前的付出变得苍白无力。

6、差点出事的会标

    为避免工作中出现类似失误，从此以后我们将用大头针固定会标的内容固化到会议组织流程中。

7、简洁明了的会标

    会标的制作一定要突出主题、简洁明了。

8、导引牌里的“玄机”

    实践告诉我们并不是，导引牌事先一定要检查。机关的会议不同于商业演出，哪来的“赞助商”？这不是跟会议严肃的性质背道而驰吗？

9、没有保密柜怎么办

    办会必须将每一个细节都考虑到，遇到问题多思考、多请教，提高工作应变能力。

10、会上耗材要备足

    在外开会，自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备，各类风险依然存在，例如打印机墨盒等耗材一定要想办法备足，确保万无一失。

11、停车场炸响警报声

    办会，什么想不到的事情都可能发生，多经历、多总结，办会的经验也就丰富了。

12、会场文具赢赞许

    开会时，有关文具的问题看似小事，可从让与会者使用方便、提高会议效率的角度考虑，还是有许多文章可做的。

 

二、人员组织

13、提前十分钟还不够

    筹备会议一定要考虑到每个环节，像通知几点到达这样的事，也要把各种可能的时间都计算在内，打足提前量。

14、一场混乱的握手

    “老会务”的“老经验”有时未必管用，一个环节考虑不到，就会给会议整体效果造成影响。

15、只有西装才是正装吗

    各行各业的代表都会出席，如果真的全部穿西装来，效果就一定好吗？办会固然有一定的模式，但更需要我们从实际情况出发，从会议效果出发灵活应变，有时候一个小小的变化，就会带来大大的不同。

16、正装能不能换成便装

    在整个会议筹备中，着装只是一个小小的细节，看起来并不起眼，可就是这么一个“细枝末节”的小问题，考虑不周到也会带来不便。

17、分错房间了吗

    会议服务工作中一定要注意到反常的、特别的事情，并记在心里，随时能够答得上来、处理得好。

18、把发言人员服务好

    发言人员可谓是会议中的重点人员，如果发言准备工作出了问题，也会影响到整个会议的效果，因此，把他们安排好、服务好也是万万不可马虎的。

19、特殊情况要重点关注

    一些会议有残疾人、老年人等特殊人员出席时，会前一定要充分了解情况，并在会议过程中给予重点关注，尽可能为他们提供更加周到细致的服务。

20、抬着轮椅才进了会场

    会议筹备过程中，我们方方面面都想到了，却还是没有想到有人坐轮椅这个可能性，这也给我们提了个醒，会务工作中，再多的预设都不为过。

21、让代表帮助代表

    因为语言问题，一些少数民族代表无法融入会议氛围，这无疑会影响会议精神的贯彻落实。开动脑筋、想方设法为他们解决难题，是做好会务服务的题中应有之义。

 

三、主席台和休息室

22、主席台上的空茶杯

    在基层，办会场所我们并不熟悉，却想当然地认为对方会做好。这提醒我们，对不熟悉的会场切忌“想当然”，而要想办法提前熟悉，尽量避免因沟通不够而出现缺位的情况。

23、大字号的领导讲话稿

    会议服务过程中，只有懂得与服务对象换位思考，才能真正提升会务服务的人性化、科学化水平。

24、“任性”的笔

    针对防范“任性”笔，我们商量了两种解决方案：一、在主席台摆放纸笔的同志要提前试用所有的笔；二、采购铅笔并提前削好、试用，确保不断芯后才摆在主席台上。

25、惹祸的大头针

    会议服务中隐藏的问题还真不少，必须慎之又慎、细之又细。此外，寻求解决方法时，需先提前综合考虑各方面因素，总结出一个最佳方案再动手。

26、误引领导从后门进会场

    不管在多么熟悉的地方开会，也总有自己想不到的细节。接受任务后，一定要提前熟悉好整个过程，方能排除意外，确保万无一失。

27、忘记提前报告主席台座次

    在重要会议的会前准备时，在休息室也要摆放主席台座次表，提前告知领导主席台的座次安排，或派专门的工作人员引导领导在主席台就座，确保有序落座。

28、少了把椅子的休息室

    万万不能因为任务简单就掉以轻心，一定要时刻绷紧认真这根弦，反复细致检查，感觉到轻松的时候，往往就是离失误最近的时候。

29、“藏起来”的洗手间

    以后再准备休息室时，一定要想好所有的细节，提前踩点熟悉，防止这种情况再次发生。

30、一通没打成的保密电话

    做好会务工作，会务人员必须全面熟悉、了解会场情况，才能从容应对各种突发需求。

 

四、会议文稿

31、会议通知落款怎么是去年的

    从那以后，在起草、校对通知等材料的时候，我们都对日期进行重点确认，尤其是在刚进入新年的一段时间里，更是加倍留意。

32、电话号码对不对，打过才知道

    在校对时，凡是留在会议材料上的电话号码都要拨通核实一遍，如果是传真，就试传一下，确保万无一失。

33、单位职务要核准

    程序意识和严谨精神，遇到此类问题，必须请组织人事部门审核把关，确保万无一失。

34、女同志和少数民族同胞要留意

    名单中也尽可能标注出女性和民族情况，以便领导和参会同志掌握更全面的信息。

35、领导讲话稿的半页白纸

    事后回想，前晚在翻看核对的时候，我只是点了下面的页码对不对，并没有整页翻看稿子，谁知就是这么巧，打印机故障造成这页的上半页出现空白。

36、到底提出了几点要求

    要求今后的会议，会上各个讲话稿的最终版本都要统一核对一遍，确保万无一失。

37、礼炮声哪儿去了

    这次失误被反复提起了许多年，提醒我们会议的主持词和会议议程必须一一对应，反复核对。

38、会议纪要发送范围要准确

    会议纪要一旦发出，漏了一个单位势必影响决定事项的贯彻落实，今后做工作一定要慎之又慎，绝对不能再出现这种低级错误。